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| 국제법 연구자료 ㅡ 국제회의 진행 (conference, council, convention, congress, sitting, session, meeti |
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2014-01-02 10:25:27 |
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회의의 종류(conference, council, convention, congress, sitting, session, meeting)와 규칙 그리고 회의진행 방에 대해 알아본다.
회의는 다수가 모여 일정한 원칙과 규칙에 따른 토론과 의결을 거쳐서 통일된 의사를 결정하는 것을 말한다. 민주주의를 회의주의라고도 하며, 단순히 다수가 모여 어떤 일을 의논하고 의견을 교환하는 간담회, 세미나 등과 다르다.
회의규칙은 회의에서 적용하고 따라야 될 제반원칙과 방침을 말하며, 정관 또는 회칙(constitution)이나 규정(By-law)에 명시되어야 할 회의의 종류와 성원, 의결정족수, 의결사항 등을 제외한 일반적 의사진행에 필요한 상규(rules)를 말한다. 규정에는 반드시 규정 개정방법과 성원정족수의 조항이 포함되어야 하며, 규정중에 어느 조항을 필요에 따라 정지할 수도 있도록 하고 그 방법을 규정속에 포함시켜 두어야 한다.
회의의 종류는 다음과 같다.
1. Conference (컨퍼런스): a meeting of people who "confer" about a topic. (토픽을 다루는 사람들의 회의. 여러날 동안 열리는 대규모 학회.)
- video conferencing: 화상회의, teleconference: 원격회의 등이 있다.
2. Congress (컨/콩그레스): a formal meeting of the representatives of different nations, or groups. (여러 국가나 단체의 대표들이 모이는 회의. 간혹 정당이름에 사용하기도 함.)
3. Convention (컨벤션): a gathering of individuals who meet at an arranged place and time in order to discuss or engage in some common interest. (대화나 공공의 이익을 위해 시간과 장소가 정해진 곳에서 개인들이 참여하는 회의나 대전시회 대회.)
4. Meeting (미팅): 2 or more people come toghether to discuss one or more topics, often in a formal setting. (2명 이상의 사람들이 모여 하나 혹은 그 이상의 토픽에 대해 대화하는 것. 종종 공식적 회의가 많다.)
5. Forum (포룸): a public square in a Roman municipium, or any civitas, reserved primarily for the vending of goods. 로마시의 광장에서 상품을 판매하던 것에서 유래. 공공의 문제에 대해 공개적으로 토의하는 것으로 간단한 주제 발표만 있을 뿐 강연이나 연설은 하지 않는다.
6. Round-table discussion (원탁회의): ~12명 이내의 집단이 서열 구분없이 동등하게 참여하여 자유롭게 관심사에 대해 의견을 나누는 것
7. Summit (서밋): a summit meeting is a meeting of heads of state of government, usually with considerable media exposure, tight security and a prearranged agenda. (국가정상이나 각료들의 회의로 일반적으로 사전에 조율된 안건에 대한 회의를 하는 것.)
8. Symposium (심포지엄): 고대 그리스에서 함께 마시기 위한 파티에서 시작됨. 특정한 주제에 대해 전문가 3~6명이 강연식으로 발표하고, 그 후에 청중도 질의응답 형식을 통해 토의에 참가하는 형식.
* 참고.
- council: a group of people who come toghether to consult, deleberate, or make decisions. 상담하고, 심의하고, 결정하는 단체를 말함.
- panel: 배심토의라고도 한다. 특정 문제를 해결하기 위해 배심원을 선출하여 각자의 지식과 정보를 발표하고 여러 의견을 제시해서 함께 생각하는 공동토의. 배심원들은 주어진 문제에 특별히 관심있거나 정보, 경험이 있는 사람으로 선출한다.
- sitting, session: a meeting or series of connected meetings devoted to a single order of business, program, agenda, or announced purpose. 회기중에 있는 한 회의를 말함.
조직이 위기에 닥칠 때 해결책을 찾거나 새로운 활로를 찾기 위해 회의를 한다.
회의는 얼마나 길게 하느냐, 얼마나 자주 하느냐가 중요한 것이 아니라 회의의 질이 중요하다. 좋은 회의의 한 예로 전쟁 상황의 군회의를 들 수 있다. 군회의는 대장을 앞에 두고 각 장군들이 자유로운 토론과 논쟁을 한 다음에 대장이 최종 결정을 내린다. 대장이 한 번 결정하면 그동안 반대를 했던 장군들도 결정을 따른다. 그러나 일반 회의에서는, 토론을 충분히 하지 않으면 총론은 찬성하지만 각론에서는 반대하는 현상이 생긴다. 즉 기본 방침에는 찬성하지만 구체적 사항에는 찬성할 수 없어 협력하지 못하는 상황이 된다. 일을 실행하는 단계에서 반대자가 많으면 일이 진행되지 못한다. 그러므로 토론을 충분히 하고, 일단 결정이 되면 모두가 따르는 전시상황의 군회의처럼 따르는 것이 좋다.
일상의 회의를 보면, 대개 직책이 높은 사람이 자기 의견이나 방침을 납득시키기 위해 부하 직원들을 회의실로 불러 필요없는 회의로 부하 직원들의 시간을 빼앗는 일들이 많다. 이런 회의는 일방적이어서 회의참석자들은 심각하게 받아들이지 않고 듣는 척만하게 된다. 상사들은 자기 의견을 정당화하기 위해 “자네, 언제까지 이 일을 하게”라면서 부하 직원의 일만 늘릴 뿐이고, 부하 직원 입장에서는 쓸데없는 회의로 시간도 빼앗기고 일만 늘어났다고 생각하게 된다. 반면에 상사는 자기가 회의를 잘 리드했다고 자기만족에 빠져있다. 이런 회의에서 부하직원에게 시킨 일은 원래는 상사가 처리했어야 할 일인 경우가 많다. 조직은 팀과 어울려 일할 때 성장한다. 조직에서 개인이 할 수 있는 역량은 한정되어 있고, 새로운 지식이나 정보, 그리고 문제의식이나 깨달음을 얻는 데도 한계가 있다. 그러므로 팀이 함께 일하고 커뮤니케이션을 통해 서로 자극을 주고받으며 지식을 습득하여 주체적이고 자발적으로 일에 몰두할 수 있는 것이다.
회의를 창조적, 창의성이 발휘되는 장으로 만들 필요가 있다.
일반적인 회의는 주로 정보전달식이다. 그러나 전략적인 사고로 지금까지 해 오던 회의방식을 바꾸고 혁신적인 문제해결방법을 모색해야 한다. 예를 들어, ‘이것을 만들면 잘 팔릴 것이다’라는 단순판단 보다 소비패턴의 다양화와 시기단축으로 인해 변화되는 상황에 대비하는 회의를 해야 한다. 상사 몇 사람의 판단만으로 현상을 올바르게 판단하고 문제를 해결하기 힘들다. 그러므로 현장을 제대로 파악하고 있는 부하직원들을 통해 정보를 모으고 그들의 지혜를 구하는 회의를 해야 한다.
모든 회의는 아이디어를 짜내고 현재의 문제점을 도출해서 해법을 찾기 위한 것이어야 한다. 모든 직원들이 역발상과 상상력을 발휘할 수 있어야 창조적인 의견과 해법을 얻을 수 있다. 뛰어난 발상은 기분이 편안할 때 생각지도 못했던 한마디에서 우연히 생기는 경우가 많으므로 회의 참석전원이 발언하고 서로 부담 없이 아이디어를 낼 수 있어야 창조적인 회의가 가능하다. 상사가 능력이 없거나 발상이 빈약하거나 과거의 성공체험에서 빠져나오지 못할 경우 그 조직은 결국 무능해진다. 계층조직은 현상유지를 하려는 경향이 있는데 이런 조직은 회의 방식을 바꿔야 상사의 능력을 넘어서는 조직력을 발휘할 수 있고 현상을 타파할 수 있는 힘이 생겨난다.
자료를 서로 돌려가며 읽거나 지시 사항을 전달하기 위한 회의는 필요 없다. 기획서를 미리 작성하여 이메일 등으로 회의전에 전달해서 각자 사전에 읽어 오도록 하면 회의석상에서 사전 자료를 토대로 바로 토론에 들어갈 수 있으므로 회의 시간을 크게 줄일 수 있다. 미리 전달하지 않고 회의 시간에 나눠주면 그것을 읽어보는데 시간을 많이 허비하게 된다. 회의하기 전에 정보를 모으고 사전 자료를 만드는 것은 역활을 분담하여 준비하도록 한다.
회의가 잘되지 않는 이유 중 하나는 아이디어를 내는 것과 그것을 채택하는 문제에 대해 리더가 혼동하기 때문이다. 아이디어를 내자마자 리더가 바로 결론을 내리고, 그 아이디어를 낸 사람에게 일을 맡겨버리는 경우가 많다. 아이디어를 내면 그 일을 맡아야 한다는 식이 되면 누구도 선뜻 발언하기 어렵다. 회의석상에서 발언하면 자기 일을 늘리는 꼴이 되기 떄문에 회의 분위기가 경직될 수밖에 없다. 그러므로 아이디어를 내는 단계와 그것을 채택하는 단계는 구분해야 한다.
가장 높은 지위의 간부가 리더가 되어 회의를 진행하는 분위기에서는 참석한 멤버들이 자유롭게 의견을 내놓기가 어렵다. 리더의 기호에 반하는 발언을 하면 불이익이 돌아갈 거라는 느낌을 참석자가 느끼기 때문에 침묵하게 되는 것이다.
회의방식 교육을 통해 얻을 수 있는 점들은 다음과 같다.
1. 정보력: 회의 토론을 통해 다양한 지식과 정보를 얻게 되어 정보력이 생긴다.
2. 표현력: 제한된 시간에 자기의 뜻을 효과적으로 체계있게 이해시키고 설득시킬 수 있는 표현력이 생긴다.
3. 판단력: 찬성토론과 반대토론의 과정을 통해 그리고 표결에서 자신의 결정과 다른 이의 결정 사이에서 어떻게 해야 할까 하는 판단력이 생긴다.
4. 결단력: 표결과정에서 재빠른 결정으로 찬성과 반대 또는 기권으로 참여해야 하므로 결단력이 생긴다.
5. 추진력: 다양한 의안 심의를 통해 어떤 일을 추진할 때 필요한 세부사항을 파악하게 되어 일의 추진력이 생긴다.
6. 지도력: 다수의 복잡한 의견을 빠른 시간내에 가장 효율적인 방법으로 하나의 방향으로 결론짓는 지도력을 익히게 된다.
회의를 위해서는 다음과 같은 준비가 필요하다
1. 아이스 브레이크 (Ice break): 업무에서 생긴 긴장감을 그대로 회의실로 가져가는 경우가 있으므로 아이스 브레이크가 필요하다. 아이스 브레이크란 사람들 사이에 응어리져 있는 것을 풀거나 대화할 수 있는 계기를 만들기 위해 하는 간단한 게임이나 퀴즈, 운동 등을 말하며 아이스 브레이크는 멤버들 사이의 커뮤니케이션을 원활하게 하고 회의에 열중할 수 있도록 해준다.
2. 브레인 스토밍 (Brain storming): 의견의 발산과 수렴을 조화시켜 멤버들의 지혜를 모아 합의를 이끌어내기 위해 브레인 스토밍이 필요하다. 브레인스토밍은 두뇌에 폭풍을 일으킨다는 의미로 머릿속에서 아이디어의 태풍이 일어나도록 하는 것이다.
3. 프라이어리티 (Priority): 모든 재료가 쓸모 있는 것은 아니므로 브레인 스토밍으로 나온 재료들은 일단 음미하여 옥석을 가리는 일이 필요하다. 브레인 스토밍으로 아이디어를 발산했다면 수렴을 해야 한다. 수렴을 위해서는 프라이어리티(Priority: 우선순위 매기기)와 그룹핑(Grupping: 주제별로 모으기)을 해야 한다. 프라이오리티는 보통 5단계로 중요도를 평가하는데, ‘매우 중요하다’와 ‘어느 정도 중요하다’에 해당하는 항목을 중심으로 회의에서 다루도록 한다.
4. 그루핑 (Grupping): 프라이어리티를 한 다음에는 그루핑(Grouping)이 필요하다. 그루핑으로 정보를 정리할 수 있고 전체적인 그림을 그릴 수 있다. 한꺼번에 많은 정보를 파악할 수 없으므로 그루핑을 통해 항목을 정리하면 전체상이 쉽게 머리에 들어올 수 있다.
5. 시각정보 (Visual): 참가자들이 같은 토대에서 토론하기 위해서는 비주얼을 통해 정보를 공유하는 것이 효과적이다. 예를 들면 화이트 보드에 회의 내용을 써가면서 회의를 진행하는 것이다. 쓴 것을 눈으로 보고 확인함으로써 공통된 인식을 가질 수 있기 때문이다.
- 화이트 보드 (White board): 화이트 보드를 활용하면 비주얼화를 촉진하고 참석자들을 이해시킬 수 있다. 회의의 흐름을 알 수 없으면 참석자들은 생각을 멈추어 버린다. 화이트 보드가 없는 회의실에서는 이미 논의가 끝난 이야기를 다시 끄집어내는 경우도 종종 있고, 다른 사람이 하는 이야기를 무심코 흘려버리려 진행 상황을 이해하지 못할 수도 있다. 화이트 보드에 써진 문자도 비주얼이지만 읽는 데 시간이 걸리므로 가능하면 그림과 도식을 활용할 것을 권한다.
- 종이 (Paper): 종이의 이점은 현재 어떤 문제가 검토되고 있는지를 측석에서 메모할 수 있고, 참석자 전원이 볼 수 있다는 점이다. 이를 위해서는 용지를 붙일만한 충분한 공간이 필요하다.
- 포스트 잇 (Post it)은 참석자들의 두뇌뿐 아니라 신체를 움직이도록 하는 데 효과적이다. 서로 나누어 쓸 수 있고 자유롭게 붙이거나 다른 곳으로 옮길 수 있어 추가, 삭제, 수정이 용이하다. 생각나면 그때마다 쓸 수 있고 다른 사람과 같은 내용이면 버리면 되기 떄문이다.
회의를 위한 수칙들은 다음과 같다.
1. 필요한 회의인지 확인하기. 자료를 나눠 읽고 이메일로 연락해서 해결할 수 있는 일이라면 굳이 회의를 할 필요가 없다.
2. 회의의 목적과 의제 분명히 밝히기. 일단 모여서 생각해 보자는 식의 목적이 애매한 회의는 하지 말아야 한다.
3. 결론 명확히 하기. Out-put 을 높이는 회의가 최고의 회의이다.
4. 사전 준비 철저히 하기. 회의 중에 도출할 수 있는 Out-put 은 한정되어 있기 떄문이다.
5. 회의 시간 지키기. 회의 시작과 종료 시간을 지키는 일은 회의에 집중을 가하기 위해 매우 중요하다. 시간 제약이 없으면 회의가 한없이 길어지게 되는데, 비즈니스는 항상 정해진 시간 내에서 최대의 성과를 내야 하므로 회의를 예정된 시간에 끝내기 위해서는 의제마다 시간을 할당해 두어야 한다. 의제가 충분한 토론을 필요로 할 때는 여유 있게 예정 시간을 확보해 둔다.
6. 회의록 작성하기. 어떤 결정을 했는지, 어떤 합의가 있었는지 등에 대해 회의록을 작성해야 한다.
7. 창조적인 활동 마인드 가지기. 회의는 불필요하며 시간을 낭비하는 모임이라는 생각을 하지 말아야 한다.
회의를 하는 절차는 다음과 같다.
자유로운 그리고 창의적인 회의도 좋지만, 너무 자유분방하게 아이디어를 내면 모아지지 않을 수 있다. 그러므로 회의는 기본적인 진행 절차를 따라야 한다. 효과적인 회의의 절차는 다음과 같다.
1. 회의 목적 공유
2. 아이디어 제안
3. 아이디어 수렴
4. 과제 설정
5. 과제 수행
회의에서 참가자의 발언을 이끌어 내기 위해서는 서로간의 신뢰를 통한 커뮤니케이션이 필요하다. 일방적인 정보 전달에 익숙한 사람이라면 쌍방의 정보 교환인 커뮤니케이션을 좀더 의식하도록 상대가 하는 말에 귀를 기울여야 한다. 그러면 뭔가 답하고자 하는 마음이 들고 자연히 커뮤니케이션을 할 수 있게 된다. 자신감이 너무 강해도 커뮤니케이션을 방해한다. 자기가 생각한 방향으로 무리하게 결론을 내려고 하거나 상대 의견을 무시하기 때문이다. 그러면 이야기가 뒤죽박죽되어 커뮤니케이션이 되지 않는다. 일방적으로 자신이 말하고 싶은 것만 말하고, 다른 사람의 말을 들으려 하지 않으면 상대도 그 사람과 말하는 것이 싫어져 나중에는 누구도 상대해 주지 않게 된다. 말을 잘하는 사람은 듣는 것을 잘하는 사람이다. 듣는 힘은 상대에게 말을 시키는 힘이 되기도 한다. 마음이 내키지 않으면 상대도 이야기를 하려고 하지 않는다. 상대가 말하고 싶은 기분을 갖도록 하는 것도 듣는 힘의 하나이다.
회의 참석자들에게 질문하여 아이디어를 짜내고 발언을 하도록 유도해야 한다. 이 경우에 푸시(Push)와 풀(Pull)이 있다. 푸시는 ‘민다’는 뜻으로 참석자들에게 압력을 가해 생각할 수 있는 힌트를 던지고 멤버들이 그것을 실마리로 삼아 여러 가지 아이디어를 내도록 하는 방식이다. 한편 ‘당긴다’는 뜻을 가진 풀은 질문을 던진 다음 억지로 침묵을 지키는 방식을 말한다. 예를 들어 “이 점에 대해 다른 아이디어는 없습니까?”라고 한 후 누군가 말할 때까지 침묵을 지키는 것이다. 그렇게 되면 참석자들은 침묵을 깨기 위해서라도 무언가를 말해야 한다는 부담을 갖게 된다. 풀은 참석자 한 사람 한 사람에게 생각할 시간을 제공하고 싶을 때도 쓸 수 있다.
같은 현상을 보아도 사람에 따라 느끼는 게 다르다. 같은 것을 보고도 사람에 따라 판단하는 게 다른 이유는 사람은 자기만의 필터를 통해 현상을 보기 때문이다. 각자가 가진 필터를 통과하면서 느낌, 즉 판단이 달라지는 것이다. 어디까지가 사실이고, 어디까지가 선입견인지를 구별하는 습관을 지녀야 한다. 사실은 하나이지만 판단은 다양할 수 있으므로 제대로 판단이 서지 않으면 사실 자체로 돌아가 재고해 보아야 한다.
회의의 결론을 끌어내기 위해서는 참석자들이 납득할 수 있는 결정을 얻어내는 것이 중요하다. 참석자들이 마음속에 가진 의문을 해소하지 못한 채 회의장을 떠나지 않도록 리더가 회의 절차를 제대로 밟아야 한다.
책임감이 뚜렷한 사람이라면 자신이 관여한 결정에 대해서는 끝까지 실행하려고 마음먹게 된다. 조직원들이 어떤 일에 대해 책임감을 갖고 실행하도록 하기 위해서는 회의의 전 과정에 자신도 참여했다는 느낌, 결론을 이끌어내는 데 흔쾌히 동의했다는 마음을 갖도록 하는 게 중요하다. 참석자들의 자발적인 기운을 북돋우기 위해서는 결론에 이르기까지 회의의 전 과정, 프로세스를 중요시해야 참석자들의 의욕을 자극할 수 있다.
조직 구성원 각자가 자기 껍질과 틀에 박혀 나오지 못하면 의견이 대립하고 갈등이 생기는 것이다. 갈등이 생겼을 때 사람들은 대부분 왜 서로 대립하고 있는지, 그런 대립의 뿌리는 무엇인지에 대해 이해하려고 하지 않는다. 왜 상대 의견에 반대하는 것인지에 대해 깊이 생각하지 않고, 상대도 이쪽의 반대 의견에 대해 충분히 생각하지 않는다. 그러다 결국에는 “저 사람과는 말이 통하지 않아”라고 치부해 버리고 말하는 것 자체를 꺼리게 되는 것이다.
여러 가지 대안들이 나왔을 때 대안들을 평가함으로써 합의에 이를 수 있다. 합의를 끌어내는 데는 그 합의에 이르기까지 다음의 프로세스가 필요하다.
1. 목적의 명확화
2. 수집된 정보의 분석
3. 대안 작성
4. 평가기준의 결정과 대안 평가
5. 가장 적합한 대안의 결정
가장 적절한 대안을 결정하기 전에 각각의 대안들을 수정해 나가는 것이 효과적이다. 처음부터 완벽한 대안이 나오는 경우는 거의 없다. 대안을 평가하게 되면 각각의 대안이 가진 장점과 단점이 뚜렷해진다. 그것을 바탕으로 서로 아이디어를 내 대안을 수정해 가서 최종적으로 가장 평가 점수가 높은 안을 제1안으로 결정하면 된다.
Not Agree, But Commiment 는 충분히 논의했지만 결론에는 찬성할 수 없다는 말이다. 그러나 일단 결정된 사안이라면 실행하겠다는 의미로 최종 결정을 하기까지 충분히 논의한다는 것을 전제로 하는 것이다. 리더가 결정하면 설사 결론에 반대하더라도 실행에 옮길 것을 약속하고 마음으로는 반대하지만 불만을 드러내지 않은 채 정해진 방침을 따르고 자기에게 주어진 일을 행하는 것이다. 이런 미국식 풍토에서는 “실행할 수 없다면 조직을 떠나라”는 분위기가 암묵적으로 형성돼 있다.
회의의 원칙에는 다음 13 가지의 원칙이 있다.
1. 발언자유의 원칙: 구성원 누구라도 발언에 자유가 있어야 하며 민주주의는 비판 토론 반대의 자유를 가진다. 발언횟수와 시간은 제한을 받으며 의장의 발언허가가 있어야 하며 발언권은 찬반의견이 교대로 발표되도록 부여되어야 한다.
이 발언자유의 원칙은 1592년에 성립되었다. 의장이 발언 신청자에게 찬성과 반대중 어느쪽을 위한 발언인가를 물어서 바로 앞에서 한 발언내용에 반대되는 내용을 할 신청자에게 발언권을 부여한다는 것이다.
2. 회의공개의 원칙: 회의는 모든 사람들에게 공개하여야 한다.
3. 정족수의 원칙: 회의가 공식적으로 성립되고 의결하기 위해서는 일정 인원이 참석해야 한다.
(1) 의사(성원)정족수
1) 재적기준(재적의 1/4 이상 등)
2) 법정정족수(동창회-몇명이상 참석)
(2) 의결(표결)정족수: 공식적인 의결을 하는데 필요한 최소의 참여수
1) 재석기준
2) 재적기준
3) 법정수
4) 종다수
정족수 미달인 경우에도 의결가능한 사항들은 다음과 같다.
1) 폐회결정
2) 휴게(정회)결정
3) 차기회의의 일시와 장소 결정
회의 도중에 정족수가 미달된 경우, 참석회의의 지적 확인이나 의장이 먼저 확인하였을때까지의 의결은 합법적인 것으로 인정되고, 그 후 부터는 정족수 미달인 경우에도 다룰 수 있는 사항만 다루어야 한다.
4. 1(일, 하나의) 동의(의제)의 원칙: 회의에서는 언제나 하나의 동의씩만을 다루어야 한다. 부의된 동의가 다른 동의에 의해 유보되거나 표결에 의해 결정되기 전까지는 다른 동의가 부의될 수 없다.
이 일동의의 원칙은 1581년 영국에서 제정되었으며 동의의 종류별 우선순위의 이론적 근거이다.
5. 일사부재의(一事不再議)의 원칙: 어떤 회기중 회의의 규칙과 올바른 절차에 따라 정당하게 결정된 문제는 절차상의 과오가 없는 한 그 회기중에 다시 의제로 상정하지 않는다.
주로 부결된 의안에만 이 원칙을 적용하고, 이 원칙의 예외규정은 번안(표결 재심의) 동의이다.
6. 회기불계속의 원칙: 의사일정에 올라있지만 시간이 없거나 부득이한 사정으로 회의를 중도에서 폐회함으로써 미처 심의하지 못한 의안들은 어떤 특별한 조치를 취하지 않는 한 계속되지 않고 이 회의의 폐회와 함께 모두 폐기된다.
그러나 국회 같은 공익을 추구하는 조직에서는 회기 계속의 원칙을 적용한다.
7. 한번에 한 사람씩 발언 원칙: 회의에서는 발언권 없이 발언할 수 있는 경우라도 다른 사람이 발언하고 있는 중에는 발언할 수 없다. 부득이 발언하여야 할 경우 기존의 발언자가 중단하고 앉은 후에 발언 가능하다.
8. 의장은 공정해야 한다는 원칙: 의장은 회의 진행책임자로서 편파적이어서는 안된다. 회의중 의장이 토론에 참여해야 하는 경우 그 의안의 심의가 끝날때까지는 의장직을 다시 맡을 수 없다.
9. 평등보장의 원칙: 회의에서는 특별히 회칙이나 정관에 표결권 수를 명문화 하지 않는한 모든 구성원은 똑같은 수의 표결권과 모든 권리와 의무를 똑같이 공유한다.
10. 소수인의 의견을 존중하는 원칙: 소수의 의견을 공정한 입장에서 존중함으로써 다수결의 원칙이 보다 합리적일 수 있다.
11. 토론의 자유를 보장하는 원칙: 회의에서는 누구나 비판, 토론, 반대의 자유가 보장된다.
과반수 원칙이 아닌 2/3 이상의 찬성을 요하며 이를 제안할 때 의장의 발언권이나 재청 없이도 제의할 수 있고 의제로 성립될 수 있다.
12. 과반수 또는 다수결의 원칙: 민주적 회의의 기준이 되는 원칙으로서, 어떤 회의에서 하나의 제안이 그 회의체의 조치나 선택으로 결정되기 위해서는 다수결에 의해 채택 또는 승인되어야 한다.
의결에서 적용되는 원칙으로 그 기준을 전하는 방법은 다음과 같다.
1) 재적 과반수결
2) 재석 과번수결
3) 투표참여 기준 과반수결
4) 종다수결(투표 참여 기준)
5) 2/3 다수결(출석, 재석, 투표참여기준)
6) 3/4 다수결(출석, 재석, 투표참여기준)
7) 만장일치
13. 폭력 부정의 원칙: 회의에서는 어떤 경우라도 폭력이 인정되지 않는다.
동의의 처리과정은 다음과 같다.
1. 발언권의 취득(Obtaining the Floor): 발언 신청자가 발언권 개시전에 기립하거나 혹은 기립해 있거나 하면 발언권 개시후에 의장에게 신청하는 사람에게 발언권이 주어진다.
다른 사람이 발언권을 내놓기 전에 기립해 있는 것은 규칙위반이기 때문이다.
2명이 거의 동시에 기립했을 경우 다른 조건이 모두 동일하다면 발언권이 개시된 후 제일 먼저 기립해서 의장/사회자를 부른 발언 신청자가 발언권을 얻는다.
만약 2명 이상이 거의 동시에 발언권을 요구한 경우 의사진행상의 이유로 인해 먼저 기립해서 발언권을 요구한 신청자 보다 오히려 나중에 요구한 신청자에게 발언권이 배정되는 경우도 있다.
문제가 토론의 대상이 되려면 발언권을 가진 사람이 그 문제를 동의(動議. Motion. 제안, 제의, 발의) 하고 재청(再請)하면, 의장이 부의하여야 한다. 이때 동의자는 반대발언을 할 수 없으며 반대투표는 가능하다. 의장은 적절하지 못한 동의를 각하할 수 있다.
A: I move that we ~ (~할 것을 동의(動議)합니다.)
B: I secod the motion (재청(再請)합니다.)
2. 동의의 제기(부의) (Introduction of Business): 구두 및 서면 제출 같은 정식동의 형식이외에 의장이 형식을 생략하고 제기할 수도 있다. 그러나 한 명이라도 반대가 있으면 정식동의 형식이 요구된다. 동의를 기다리지 않고 의장이 정식 회의 진행규칙을 따라 분제를 부의할 수도 있다.
동의의 형식은, 내용이나 표현이 분명하고 정확하게 제시되어야 하며, 개회전 서면으로 미리 제출 또는 회의중 구두로 제출한다.제안을 할 떄는 반드시 긍정형으로 표시해야 한다. 그 이유는 부정형일 경우 부결될 때 이중부정이 되어 혼란이 야기될 수 있기 때문이다.
결의안 형식은, 서면으로 되어야 한다. 주동의가 길거나 서면으로 요구되어야 할 만큼 중요한 경우에 "Resolved" 로 시작되는 형식을 으로 작성되어야 한다. 만약 "I move"로 시작하면 그 결의안은 동의가 된다.
3. 재청 (Agree, Second): 재청은 기본적 발의요소로, 모든 동의에는 재청이 필요하다. 동의제안자와 1인의 찬성자(즉 둘 이상의 찬성자)가 있어야 동의가 성립된다.
의장이 판단하여 전반적 지지가 있다고 확신되면 재청이 없어도 동의를 진행할 수있지만, 한 사람이라도 재청이 없었음을 문제삼고 규칙발언을 하면 의장은 정식절차대로 재청을 요구해야 한다. 이 경우 의장이 동의에 대한 재청을 확인하여 부의 또는 재청이 재청이 없어다는 선언 혹은 기각을 할 때까지 다른 동의는 일절 성립하지 않는다.
재청자는 발언권을 얻을 필요가 없으며 소규모 회합에서는 착석한 상태로 재청해도 된다. 큰 회의나 비회원이 참석해 있는 회의에서는 기립해서 "동의에 재청합니다." 하고 말해야 한다.
재청을 요하지 않는 동의들은 특권문제의 제기(특청), 의회순서 문제, 심의의 반대, 당일 의순의 요구(일정촉진), 결어보진(빈칸 메우기식 자유제의), 지명, 동의 철회의 용인, 질의이다.
의장은 정당하게 제기된 동의를 부의할 때 지금 무엇을 처리해야 할 것인가 또는 이 동의가 처리되면 어떤 결과가 나온다든가 하는 등의 문제제기를 공정하게 발표하여야 한다.
동의의 우선순의는 회의진행규칙에 따라 의장이 나중 부의한 것이 현안이 된다.
4. 토론 (Debate): 토론이란 어떤 동의의 처리를 위하여 참석자들을 설득시킬 목적으로 그 동의의 가치에 대한 자기의 의견을 발표하는 것으로 토의와 구별되어야 한다. 토의란 제안설명, 질의응답, 찬반토론, 수정과정을 한번에 묶어서 표현하는 것이다.
토론의 목적은, 의제로 상정시킨 이유에 대해 질의를 함으로서 이해를 깊게 하고, 참석자 각자의 의견을 발표하게 하며, 상호간의 의견을 분석 비교하고, 좋은 의견으로 수정, 정리, 통합하게 하여 좋은 의견을 전체의 의사로 결정하기 쉽게 하도록 하는 것이다.
토론시에 발언을 하는 방법은, 발언권을 얻어야 하고, 다른 참석자가 발언 중일때는 발언하지 말고 그 발언 내용에 유의하고, 발언제한을 지키고 메모를 하며, 의제에 대한 연구를 하여 의제의 범위를 벗어나지 않게 발언하고, 감정에 흐로지 않도록 하고, 반드시 의장에게 발언하고, 발언중에 이의가 나오면 착석하고 의장의 지시를 따르고, 경어를 쓰고 다른 사람에게 실례가 되는 언사나 행동은 삼가야 한다.
5. 표결, 결과발표:
(1) 표결방법: 만장일치에 의한 표결, 음성(소리)에 의한 표결, 행동에 의한 표결(거수, 기립), 투표에 의한 표결(기명, 무기명), 서신에 의한 표결, 점호에 의한 표결의 방법들이 있다.
(2) 표결절차: 여러 동의가 동시에 상정될 경우 나중에 상정된 안부터 표결하고, 수정할 정도가 큰 것 부터 표결하며, 찬성을 먼저 묻고 반대를 묻는다. 의장은 반대표결도 반드시 물어보아야 한다.
의장은 표결에 참석하지 않는게 원칙이지만, 참여시에는 호명표결시 참석자의 표결이 종료한 다음 순서에 하고, 투표시에는 함께 하고, 다른 경우에는 표결 결과 가부동수일 경우에는 결정권을 행사하게 될 때 한다.
(3) 득표수의 계산: 의장이 표결에 들어가기 전에 반드시 가결에 필요한 표수(정족수)를 확인하여야 한다. 특별히 회칙이나 규정에 의결정족수를 명시하지 않는 한 일반적 원칙으로 각 동의별 필요가결 수에 따른다.
-. 절대다수결: 종다수결과 상대적인 말이다. 설정기준 이상의 절대적인 득표를 하면 가결로 보는 표결방법. 과반수, 2/3 이상, 3/4 이상, 만장일치 등의 방법이 있다.
1) 과반수: 가장 많이 쓰이는 표결방법으로 특별히 정하여 면시하지 않는한 일반적으로 과반수의 의미는 총 투표수의 과반수를 의미한다. 단순과반수라고도 한다.
2) 재적과반수: 회칙이나 규정에 명시한 경우 재적총수의 과반수를 의미하며 성원정족수 외에는 의결정족수로 쓰지 않는다.
3) 재석과반수: 재석한 회원수를 기준으로 한다.
4) 2/3 이상: 산정기준은 위의 1) 2) 3)과 같으며 의안이 매우 중요한 것을 의결할 때 쓰인다.
* 유효투표수에서는 무효표수를 제외하고, 백지투표는 기권표로서 유효투표수에 산입된다.
-. 종다수결: 임시의장 등을 선출할 때 쓰이는 방법으로 총유효표중에서 최다수의 득표로 가결하는 방법으로 사용시기와 방법을 명시하거나 사전에 확정하여야 한다.
(4) 의장의 표결참여
- 가부동수를 만들어 의안을 부결시키는 경우
- 가부동수된 의안의 한쪽에 참여하여 가부간 결정하는 경우
(5) 점호표결(Year and Nays or Roll Call): 각 회원의 표결상황을 기록에 남기게 되는 표결방법으로서 호명에 따라 "예, 아니오"를 기립해서 표시하며 "출석"이라고만 대답하는 것은 기권을 의미한다.
(6) 전반적인 동의(General Consent): 상투적이거나 크게 중요하지 않은 문제들에 관해서는 누군가가 정식으로 반대의사를 표시하지 않는 한 의장이 전반적 동의(전원일치의 찬성)로 인정하여 정식동의와 표결을 피해감으로써 의사의 진행이 신속히 될 수 있다. 이것은 모든 회원이 그 동의에 찬성한다는 것을 의미하지는 않으나 반대하거나 토론해 봤자 아무 소용이 없다는 것을 알고 이 비공식 방법에 묵종하는 것이다. 그러므로 회의록의 승인은 의장이 정정할 부분이 있는가를 묻고 정정제의가 있으면 받아들이고 정정(또는 더 이상의 정정제의)이 없으면 "정정(또는 정정제의)이 없으므로 이 회의록은 채택되었습니다." 라고 선언하는 것으로 끝난다. 하지만, 결과공표후라도 반대가 나오면 의장은 새로 정식표결 절차를 진행해야 한다.
만정일치라 할지라도 무효가 되는 표결(Votes that are Null and Void even if Unanimous)
- 국법, 혹은 그 단체의 회칙이나 준칙에 배치되는 동의는 처음부터 성립하지 않으며, 이런 동의는 만장일치로 채택되었더라도 무효가 된다.
- 어떤 규칙도 상위규칙에 위배되는 것은 아무 권한도 없으며, 전반적 동의로 회칙의 어떤 조문을 정지하려는 준칙규정은 당연히 무효가 된다.
- 사전공고가 있었다면 2/3 다수결로써 준칙을 개정할 수 있도록 하는 일반적 의사진행 규칙도 준칙에 이와 다른 취지의 조문이 없을 때에 한해서 효력을 가진다.
- 결속하는 회원을 보호하는 규칙이 출석회원들의 전반적인 동의에 의해 비공식으로 혹은 만장일치의 표결을 통해 공식으로 정지될 수 없는 것은 그 결성회원들이 그들의 동의를 주지 않았기 때문이다.
- 예를 들어 준칙의 개정시와 같이 어떤 동의의 사전공고를 요구하는 규칙은 출석회원들만의 전반적 동의 혹은 만장일치의 표결로 정지될 수 없다.
- 표결이 기입식 투표로 요구될 경우에는 그 목적이 회원들을 위하여 그들의 의사를 감출 수 있게 하려는데 있는 만큼 이 목적을 파괴하는 동의는 성립할 수 없다.
- 그러므로 임원선거나 자격승인 같은 문제에서 기입식 투표에 의해 표결하도록 규칙에 제정되어 있음에도 이 규칙을 정지하자는 동의는 전반적인 동의로 채택될 수 없다. 그 이유는 누구도 자기 표를 공개하지 않고서는 이에 반대할 수 없고 이런 공개는 강요될 수 없기 때문이다.
- 선거를 투표로 실시하도록 규정되어 있을때 투표용지를 한 사람이 넣게 하려는 동의는 성립되지 않는다.
전반적 동의 혹은 만장일치 (General Consent or Unanimous Vote)
2/3 다수결
2/3 다수결을 요하는 동의
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예결산회의
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제000회 예산결산특별위원회회의록 제 00 호
(임시회) (예산안등조정위원회)
(임시회의록)
총무과
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일 시: 년 월 일(요일)
장 소:
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의사일정
1. 0000년도 예산안(계속) ------------------- 페이지
2. 0000년도 기금운용계획안(계속) ----------- 페이지
3. 0000년도 000사업 한도액안(계속) --------- 페이지
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심사된 안건
1. 0000년도 예산안(계속) ------------------- 페이지
2. 0000년도 기금운용계획안(계속) ----------- 페이지
3. 0000년도 000사업 한도액안(계속) --------- 페이지
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(00시 00분 개의)
- 위원장:
의석을 정돈하여 주시기 바랍니다.
성원이 되었으므로 제 000 회 예산결산특별위원회 제 00 차 예산안등조정위원회를 개의하겠습니다.
바쁘신 와중에도 이렇게 회의에 참석해주신 위원님들께 감사드립니다.
1. 0000년도 예산안(계속)
2. 0000년도 기금운용계획안(계속)
3. 0000년도 000사업 한도액안(계속)
- 위원장: 의사일정에 들어가도록 하겠습니다.
의사일정 제1항 0000년도 예산안, 의사일정 제2항 0000년도 기금운용계획안, 의사일정 제3항 0000년도 000사업 한도액안, 이상 3건을 일괄하여 계속 상정합니다.
여러 위원님들께 위원장으로서 한 말씀 드리겠습니다. 우리 위원회는 지난 00월 00일 이후 지금까지 모두 00차례 회의를 개최하여 감액사업에 대한 심사를 진행해 왔고, 그 결과 감액사업 심사를 일차적으로 마무리 지을 수 있었습니다.
그동안 우리 위원회가 원만하게 심사를 진행할 수 있도록 적극 협조해 주시고 연일 늦은 시간까지 계속되는 회의에도 불구하고 내실 있는 심사를 위해 노력해 주신 위원님 여러분께 감사의 말씀을 드립니다.
그러나 여러 위원님들께서 잘 아시는 바와 같이 앞으로 증액사업 심사 등 우리 위원회가 심사해야 할 사항들이 많이 남아 있습니다.
따라서 오늘 외의에서는 먼저 지금까지 우리 위원회가 심사했던 결과에 대한 보고를 받고 증액사업 심사의 방향과 방법 등에 대해 여러 위원님들의 의견을 청취함으로써 우리 위원회의 심사활동을 보다 효율적으로 진행하기 위해 함께 고민해 보는 시간을 가진 후 부서별 증액사업 심사에 들어가도록 하겠습니다.
그러면 먼저 A 위원께서 지금까지 우리 위원회의 심사 결과에 대해 보고해 주시기 바랍니다.
- A 위원: 배부해 드린 예산안 등 조정위원회 경과 자료를 봐 주시기 바랍니다. (자료 발표) 이상입니다
- B 위원: 의사진행발언 있습니다.
- 위원장: 예.
- B 위원: 오늘 위원장님을 비롯해서 우리 위원회 위원들께서 정말 소중한 시간을 내고 이렇게 예산안을 처리하기 위해서 열심히 일을 하려고 나왔습니다. (개인 발표) 이상입니다.
- C 위원: 저도 의사진행발언 있습니다.
- 위원장: 예.
- C 위원: 사실 지금까지 예산 관련해서 ... (개인 발표) 이상입니다.
- 위원장: 양해해 주시면 이 정도록 의사진행발언은 마무리를 하겠습니다.
그러면 이어서 앞으로 있을 증액사업 심사의 방향과 벙법에 대해서 발언해 주시기 바랍니다.
- D 위원: (개인 발표) 이상입니다.
- 위원장: 다음 말씀해 주십시오.
- E 위원: (개인 발표) 이상입니다.
- 위원장: 한 분 더 말씀 하실까요?
- F 위원: (개인 발표) 이상입니다.
- 위원장: 자, 그러면 부서별 증액심사를 들어가도록 하겠습니다. 위원님들 말씀 잘 들었습니다.
- G 위원: 원칙을 크게 확인했으니 원칙에 의거해서 하는게 어떻겠습니까?
- H 위원: 정회했다가 의견을 수렴해서 좋은 방법을 찾은 연후에 하는 것이 좋을 것 같습니다.
- I 위원: 정회를 건의드리겠습니다.
- 위원장: 위원님들 고견 잘 들었습니다. 보다 효율적인 증액 심사를 위해서 증액 심사의 방향과 내용에 대해서 위원장에게 위임하시는 것으로 해도 되겠습니까?
- A,B,C,D,E,F,G,H,I 의원: 예.
- 위원장: 그러면 오늘 오전 회의는 이것으로 마치고 오후 00시에 회의를 속개하기로 하고 정회하기로 합니다.
정회를 선포합니다.
(00시 00분 회의중지)
(00시 00분 개속개의)
- (개별 발포)
- 의장: 위원님들 수고하셨습니다. 그러면 이상으로 0000에 관한 질문을 종결할 것을 선포합니다.
그러면 오늘 회의는 이것으로 마치겠습니다.
산회를 선포합니다.
(00시 00분 산회)
-----------------------------------------------------------------출석 위원(00인)
개의 시 재석 위원(00인)
속개 시 재석 위원(00인)
산회 시 재석 위원(00인)
첨가 위원(00인)
출석자 성명 전원 기재
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